Политика в отношении обработки персональных данных

Основные понятия

Для целей настоящей Политики используются следующие основные понятия:

• персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• оператор — лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку ПДн, а также определяющее цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн;
• обработка ПДн — любое действие или совокупность действий с ПДн, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
• субъект ПДн — физическое лицо, к которому относятся соответствующие ПДн;
• согласие на обработку ПДн — конкретное, предметное, информированное, сознательное и однозначное волеизъявление Субъекта, подтверждающее его согласие на обработку его ПДн Оператором;
• информационная система ПДн (ИСПДн) — совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
• трансграничная передача ПДн — передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или юридическому лицу;
• предоставление ПДн — действия, направленные на раскрытие ПДн определённому лицу или определённому кругу лиц;
• распространение ПДн — действия, направленные на раскрытие ПДн неопределённому кругу лиц;
• блокирование ПДн — временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПДн);
• уничтожение ПДн — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в ИСПДн и (или) уничтожаются материальные носители ПДн.

Принципы обработки персональных данных

Обработка ПДн осуществляется Оператором на основе следующих принципов:

1. законности и справедливой основы;
2. ограничения обработки достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
3. недопущения обработки ПДн, несовместимой с целями сбора;
4. обеспечения точности, достаточности и актуальности ПДн;
5. хранения ПДн в форме, позволяющей определить Субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки;
6. уничтожения либо обезличивания ПДн по достижении целей обработки или утраты необходимости в их достижении.

Цели обработки персональных данных

Оператор осуществляет обработку ПДн в следующих целях:

1. заключение и исполнение агентских договоров и договоров поручения с Субъектами (в том числе подготовка проектов договоров, согласование условий, подписание, учёт и хранение договоров);
2. подготовка и подача заявок на участие в торгах от имени и по поручению Субъекта, включая формирование пакета документов и передачу данных на электронные торговые площадки (ЭТП);
3. идентификация Субъекта при взаимодействии, в том числе при обработке паспортных данных, ИНН, СНИЛС;
4. ведение бухгалтерского и налогового учёта в отношении осуществляемой деятельности;
5. осуществление связи с Субъектом, в том числе направление уведомлений, запросов, информации о статусе заявок и результатов торгов;
6. исполнение требований законодательства Российской Федерации, включая законодательство о противодействии легализации доходов, полученных преступным путём, и противодействии коррупции;
7. направление Субъекту информационных и рекламных сообщений об услугах Оператора (при наличии отдельного согласия Субъекта на рекламную рассылку);
8. осуществление внутреннего контроля и аудита, обеспечение безопасности деятельности Оператора.

Правовые основания обработки персональных данных

Правовыми основаниями обработки ПДн Оператором являются:

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма»;
• договоры, заключаемые между Оператором и Субъектом;
• согласия Субъектов на обработку их ПДн;
• иные федеральные законы, предусматривающие обязательность обработки ПДн.

Обработка ПДн осуществляется в случаях, предусмотренных п. 1, 5, 7, 8 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, а именно: с согласия Субъекта, для исполнения договора, для осуществления прав и законных интересов Оператора, для исполнения требований законодательства.

Категории субъектов и перечень обрабатываемых персональных данных

Оператор обрабатывает ПДн следующих категорий Субъектов:

1. клиенты — физические лица, заключившие с Оператором агентский договор или договор поручения либо выразившие намерение заключить такой договор;
2. клиенты — индивидуальные предприниматели, заключившие с Оператором договор;
3. представители клиентов — юридических лиц (руководители, уполномоченные представители по доверенности).

В отношении клиентов — физических лиц Оператор обрабатывает следующие ПДн:

• фамилия, имя, отчество;
• контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты;
• паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, кем выдан;
• адрес регистрации по месту жительства;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС);
• банковские реквизиты (расчётный счёт, наименование банка, БИК, корреспондентский счёт);
• реквизиты нотариальной доверенности (при наличии);
• образец подписи (при наличии);
• сканы/фотокопии указанных документов.

В отношении клиентов — индивидуальных предпринимателей Оператор обрабатывает:

• фамилия, имя, отчество;
• контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты;
• паспортные данные;
• адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• банковские реквизиты.

В отношении представителей юридических лиц Оператор обрабатывает:

• фамилия, имя, отчество;
• должность, реквизиты документа, подтверждающего полномочия (доверенность, приказ о назначении);
• контактные данные;
• ИНН, ОГРН юридического лица.

Порядок и условия обработки персональных данных

Сбор ПДн осуществляется Оператором следующими способами:

1. через форму заявки на сайте https://asta-lot.ru/ (имя, номер телефона);
2. при личном обращении Субъекта по телефону, электронной почте asta-lot@mail.ru, через мессенджеры (MAX, Telegram);
3. путём получения сканов/фотокопий документов, направленных Субъектом на электронную почту или через мессенджеры;
4. из общедоступных источников (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН) — в объёме, необходимом для проверки сведений о Субъекте.

Хранение ПДн осуществляется с использованием автоматизированных баз данных в CRM-системе, размещённой на серверах общества с ограниченной ответственностью «Селектел-Лаб» (ОГРН: 1227800095489), расположенных на территории Российской Федерации. Доступ к ПДн имеют только лица, уполномоченные Оператором в соответствии с их служебными (трудовыми) обязанностями.

Оператор не осуществляет сбор и обработку специальных категорий ПДн (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

Оператор не осуществляет обработку биометрических ПДн.

Оператор не осуществляет трансграничную передачу ПДн. Все базы данных, используемые для обработки ПДн граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации, что соответствует требованиям ч. 5 ст. 18 152-ФЗ.

Поручение обработки персональных данных третьим лицам

Оператор вправе поручить обработку ПДн другому лицу с согласия Субъекта на основании заключаемого с этим лицом договора (поручения оператора).

К лицам, которым Оператор поручает обработку ПДн, относятся:

1. ООО «Селектел-Лаб» (ОГРН: 1227800095489) — хостинг-провайдер, обеспечивающий размещение серверного оборудования и баз данных CRM-системы Оператора на территории РФ. Поручение обработки включает действия по хранению и обеспечению функционирования ИСПДн;
2. электронные торговые площадки (ЭТП) — операторы торгов, которым передаются ПДн Субъекта в объёме, необходимом для подачи заявки на участие в торгах в соответствии с регламентами ЭТП и требованиями законодательства;
3. иные лица, привлекаемые Оператором для достижения целей обработки, с обязательным заключением соответствующего поручения оператора.

В поручении оператора определяются перечень ПДн, перечень действий с ПДн, цели обработки, устанавливается обязанность лица соблюдать конфиденциальность ПДн и обеспечивать их безопасность. Ответственность перед Субъектом за действия указанных лиц несёт Оператор.

Меры по обеспечению безопасности персональных данных

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий.

К таким мерам относятся:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки ПДн;
• издание локальных актов по вопросам обработки ПДн, включая настоящую Политику;
• применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн в соответствии со ст. 19 152-ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1119;
• осуществление внутреннего контроля и аудита соответствия обработки ПДн требованиям законодательства;
• оценка вреда, который может быть причинён Субъектам в случае нарушения 152-ФЗ;
• ознакомление работников и лиц, осуществляющих обработку ПДн, с положениями законодательства и локальных актов;
• обеспечение антивирусной защиты, разграничения доступа, регистрации событий безопасности, использования шифрования каналов связи (HTTPS).

Права субъектов персональных данных

Субъект имеет право:

1. получать информацию, касающуюся обработки его ПДн, в том числе: подтверждение факта обработки, правовые основания и цели обработки, перечень обрабатываемых ПДн, сроки обработки, сведения о лицах, которым могут быть раскрыты ПДн;
2. требовать уточнения, блокирования или уничтожения его ПДн в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленных целей обработки;
3. отозвать согласие на обработку ПДн в любое время;
4. обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченном органе по защите прав субъектов ПДн (Роскомнадзор) или в судебном порядке;
5. требовать устранения нарушений законодательства, допущенных Оператором при обработке его ПДн.

Запрос Субъекта на реализацию прав должен содержать: фамилию, имя, отчество, номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи и выдавшем органе, сведения, подтверждающие факт обработки ПДн Оператором, подпись или электронную подпись. Запрос может быть направлен на адрес электронной почты asta-lot@mail.ru. Ответ предоставляется в течение 10 рабочих дней.

В случае отзыва Субъектом согласия на обработку ПДн Оператор вправе продолжить обработку ПДн без согласия Субъекта при наличии оснований, предусмотренных п. 2–11 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ.

Сроки хранения и уничтожение персональных данных

ПДн хранятся в форме, позволяющей определить Субъекта, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом, договором или согласием Субъекта.

По достижении целей обработки, по истечении срока действия согласия, при отзыве согласия, а также при наступлении иных законных оснований ПДн подлежат уничтожению. Уничтожение оформляется актом.

ПДн, обрабатываемые в рамках агентского договора, хранятся в течение срока действия договора и 5 лет после его прекращения, если иное не предусмотрено законодательством или договором.

Заключительные положения

Настоящая Политика является общедоступным документом. Актуальная версия размещена на сайте https://asta-lot.ru/.

Оператор вправе вносить изменения в Политику. Новая редакция Политики вступает в силу с момента её размещения на сайте, если иное прямо не указано в тексте Политики.

По всем вопросам, связанным с обработкой ПДн, Субъект может обратиться к Оператору, направив письмо на электронную почту: asta-lot@mail.ru;